Comment construire une base de données de prospection ?

Construire une base de données de prospection, c’est un peu comme poser les fondations de votre stratégie commerciale. Sans cela, difficile de savoir qui contacter, comment les approcher, et surtout, comment transformer ces contacts en clients. 

Une bonne base de données, c’est votre boussole dans l’univers de la prospection !

• Par où commencer ? 
• Quels outils utiliser ? 
• Comment garantir que votre liste reste pertinente et à jour ? 

Pas de panique ! Nous allons établir un guide avec chaque étape. Que vous soyez au début de votre prospection ou que vous cherchez à améliorer une base existante, nous allons vous donner quelques astuces pratiques et faciles à mettre en œuvre. 

C’est parti ! 

Pourquoi est-il important de constituer une base de données de prospection ?

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Une base de données de prospection, c’est le cœur d’une stratégie commerciale efficace. C’est bien plus qu’une simple liste de contacts. C’est un répertoire organisé, qualifié et prêt à l’emploi, conçu pour vous aider à atteindre les bonnes personnes au bon moment.

Définition d'une base de données de prospection

Une base de données de prospection rassemble toutes les informations pertinentes sur vos prospects. Cela inclut le nom, l’entreprise, les coordonnées (e-mail téléphone, réseaux sociaux) et des données spécifiques liées à leurs besoins ou compétences.

Cette ressource, bien construite, permet de segmenter, de personnaliser vos approches et de suivre vos interactions pour optimiser vos résultats, selon les données.

Pourquoi une base de données de prospection est cruciale pour les équipes commerciales

Sans une base solide, l’efficacité des équipes commerciales peut chuter rapidement. 

❌Sans une structure adéquate

• Une perte de temps à chercher des contacts dispersés.
• Des relances mal ciblées qui finissent par irriter les prospects.
• Une baisse de motivation chez les commerciaux face à des démarches moins performantes

 ✅Avec une base de données bien construite

• Chaque action devient plus ciblée : vous savez exactement à qui vous adressez vos messages;
• La collaboration entre les membres de l’équipe s’améliore;
• La priorisation des efforts se fait naturellement, en se concentrant sur les prospects les plus prometteurs.

Quels sont les avantages d'une base de données ?

Une base de données bien organisée agit comme un accélérateur pour décrocher des rendez-vous. 

En segmentant vos contacts, vous adaptez votre discours aux besoins spécifiques de chaque cible.

Vous avez aussi une meilleure vue d’ensemble des interactions passées, vous relancez vos prospects au bon moment, sans répétition gênantes.

De plus, les efforts marketing et commerciaux s’alignent, ce qui renforce l’impact de vos campagnes.

Un exemple simple : imaginez un commercial avec une base de données mise à jour. Il sait que le prospect à télécharger un guide sur votre site et qu’il a ouvert un email sur un produit spécifique. Lorsqu’il appelle, son approche est directe, pertinente augmentant ainsi ses chances d’obtenir un rendez-vous.

Plus qu’un outil technique, une base de données de prospection est une façon : 

• De travailler plus efficacement ;
• De construire des relations plus solides ;
• D'avoir une meilleure connaissance de votre cible
• De réaliser une segmentation précise
• D’améliorer vos résultats commerciaux, de faire de la croissance etc. C'est ça que l'on veut atteindre.

Bref, de la génération de revenu.

Maintenant que vous êtes prêt à investir dans la création d’une base de données, voyons comment la mettre en place 👇

Comment construire une base de données prospects ?

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Une base de données de prospection, c’est votre meilleur allié pour trouver des opportunités, mais ce n’est pas juste une liste. Elle doit être réfléchie, organisée et surtout utile lorsque vous opérez quotidiennement. Elle doit faire l'objet de mises à jour régulières. Sans cela, vous allez contacter des prospects qui ne travaillent plus dans l'entreprise que vous ciblez. C'est embêtant 😒

Cette base ou ce fichier de prospection doit être intégré dans votre outil de prospection.

Alors, comment créer une base qui fonctionne vraiment ? Décodons tout ça.

Les critères de sélection des prospects pour une base de données de prospection

Chaque contact dans votre base doit avoir une vraie valeur. On ne parle pas de quantité mais de qualité. Concrètement, voici ce qui fait la différence :

• Le profil client idéal (ICP) : taille de l’entreprise, secteur d’activité, localisation – définissez clairement à qui vous parlez.
• Le contexte : est-ce qu’ils ont récemment montré un intérêt pour vos services ? (Un téléchargement, une inscription à une newsletter ?)
• Le potentiel commercial : un prospect qui a besoin de vos services aujourd’hui est bien plus pertinent qu’un contact générique.

Quand chaque entrée est choisie avec soin, votre base devient une véritable ressource stratégique.

Elle vous permettra de lancer votre prospection commerciale sans accroc.

Quels types de données inclure dans une base de données de prospection ?

Dans votre base de données, vous devrez obligatoirement avoir un certain type de données. Ce sont les informations de contact.

• ​Le nom de l'entreprise
• Son chiffre d'affaires
• L'adresse postale
• Les numéros de téléphones
• Le prénom des personnes qui vous intéressent
• La date de naissance du contact (son âge en gros)
• Son email

​Ces informations de base vous permettent d'aller voir cette personne en ayant un minimum de personnalisation dans votre approche.

Mais restez accroché car le meilleur est à venir.

Comment l'automatisation peut vous aider à construire votre base de prospection ?

Soyons honnêtes : personne n’a envie de remplir sa base de données manuellement. 

Les outils d’automatisation existent pour vous simplifier la vie et éviter les erreurs. Par exemple, les CRM (Gestion de Relation Clients) comme HubSpot ne font pas que stocker vos données, ils vous aident à suivre vos prospects au fil du temps.

Humanlinker est aussi un très bon outil pour analyser vos contacts et les ajouter à votre base de données. Grâce à une extension Chrome, tous les profils LinkedIn que vous prospectez sont analysés et ajoutés dans une de vos bases de données. Magique non ? (N’hésitez pas à tester ici, c’est gratuit).

L’automatisation ne fait pas tout, mais elle simplifie beaucoup les tâches répétitives et vous permet de vous concentrer sur la stratégie

Les outils et techniques pour construire une base de données de prospection

Comme on l’a précisé juste avant, n’hésitez pas à utiliser des outils tels que Hubspot ou Humanlinker. Ce sont des outils complets avec différentes variables. 

Quelques astuces :

• Afin d’obtenir davantage d’informations sur vos prospects, vous pourriez offrir un contenu exclusif (comme un ebook ou webinar);
• Pour repérer des prospects potentiels, rien de mieux que les réseaux sociaux et le “Social Listening” pour surveiller vos prospects; 
• Vous pouvez aussi utiliser des bases de données externes comme LinkedIn Sales Navigator pour trouver des profils correspondant à vos critères.

Ces techniques permettent de remplir votre base avec des contacts qualifiés et pertinents, pas juste des noms au hasard.

Comment maintenir et mettre à jour une base de données de prospection ?

Une base de données pertinente doit évoluer dans le temps; sinon, elle devient obsolète.

Voici nos conseils pour conserver une base de données ordonnée et à jour : 

• Supprimez les doublons et les contacts inactifs;
• Actualisez les données avec des outils qui enrichissent vos fiches automatiquement;
• Faites des revues trimestrielles pour vérifier que vos prospects sont toujours pertinents.

Une base de données à jour, c’est une équipe commerciale qui travaille avec les bonnes informations, sans perdre de temps.

La difficulté de maintenir et constituer une base de données

Nous sommes tous du même avis que créer demande du temps, mais en plus devoir la maintenir à jour…ça prend 2 fois plus de temps. C’est bien pour ça qu’elle n’est pas facile à constituer : 

• elle peut vite être désorganisée; 
• si elle est partagée entre plusieurs commerciaux; il se peut que certains.nes ne la mettent pas à jour automatiquement; 
• Elle évolue et demande de nouveau critères 

Du coup, ça engendre quelques erreurs, que je vous énumère ci-dessous 👇

Les erreurs fréquentes avec les équipes constituant une base de données de prospection

Créer une base de données de prospection, c’est comme bâtir une maison : une fondation mal posée peut tout faire s’effondrer. Certaines erreurs courantes persistent, et elles peuvent transformer un outil puissant en un casse-tête…inefficace. 

Voyons ensemble ce qui pourrait mal tourner et comment éviter les pièges :

Constituer soi-même sa base de données de prospection

Vous pensez peut-être : ‘’Pourquoi ne pas tout faire moi-même’’ ? après tout, qui connaît mieux mes besoins que moi ?’’ Eh bien, ça peut vite devenir un risque :

• Perte de temps : passer des heures à entrer des données à la main, c’est comme vouloir remplir une piscine avec un gobelet.
• Qualité des données douteuse : les informations entrées manuellement peuvent être incomplètes ou déjà obsolètes.
• Risques de doublons : sans un bon système, votre base risque de se remplir de données inutiles ou redondantes.

À la place, pourquoi ne pas utiliser des outils spécialisés ou externaliser certaines tâches ? À la fin de l’article, vous découvrirez l’outil idéal pour mettre en place votre base de données. 🙈

Ne pas la mettre à jour (changements de postes, fermetures de sociétés, sortie de l’ICP et l’entrée de nouveaux)

Une base de données qui n’est pas mise à jour, c’est un peu comme vos pages jaunes de 1998 : remplies de numéros qui ne répondent plus pour différentes raisons :

• Les changements de postes par exemple, où vos prospects changent d’entreprises ou d’intitulé de fonction et vous continuez à les contacter au mauvais endroit;
• Les fermetures d’entreprises sont une autre raison. Ça peut vite devenir frustrant d’investir son temps à prospecter dans une société qui a déjà fermé ses portes;
• Et sans oublier les nouveaux entrants dans votre ICP. Certains profils que vous n’aviez pas envisagés, sont maintenant pertinents pour votre prospection

Petite astuce : Mettez en place un processus de mise à jour trimestrielle pour éviter une base de données complètement fausse 1 an plus tard. 

Un mot d’ordre : réfléchir sur le long terme. 

Ne pas s’appuyer sur des données fiables

Les informations approximatives, incomplètes ou fausses, mènent droit à l’échec et ça pose quelques problèmes :

• Les adresses email erronés : rien de plus frustrant que des messages qui n’arrivent jamais à destination;
• Les informations insuffisantes : un prospect sans numéro ou sans intitulé de poste, c’est une impasse.
• Des sources peu crédibles : des données collectées via des outils douteux ou sans vérification préalable peuvent nuire à votre crédibilité.

Comment éviter ça ?

• En investissant dans des outils fiables.
• En travaillant avec des données validées et enrichies.
• En croisant toujours vos informations avec plusieurs sources.

Une base de données bien faite, c’est un levier puissant pour vos équipes commerciales. Faites-la vivre, faites-la évoluer et elle vous le rendra. Plus qu’une simple liste, une base de données c’est votre atout stratégique.

Ou acheter une base de données de prospection ?

On l'a vu plus haut, constituer sa propre base, c'est pas forcément la meilleure des options. Il vous faut donc vous appuyer sur un fournisseur de données.

​Le meilleur prestataire vous permettra de :

• Constituer une base de données de qualité
• Conforme au RGPD et autres lois liées à la protection des données
• Vous proposer un tarif intéressant
• Et si possible, que l'achat de base soit facile à réaliser

Le graal. C'est la qu'on entre en jeu bien-sûr.

Comment Humanlinker vous aide à construire votre base de données de prospection ?

Construire une base de données de prospection ressemble fortement à l’assemblage d’un puzzle : chaque pièce doit être à sa place pour que l’ensemble soit efficace.

Humanlinker se positionne comme l’outil idéal pour vous aider dans cette tâche. 

Voyons comment cette plateforme peut faciliter votre prospection :

Mise en situation de Humanlinker avec la base de données

Imaginez-vous en train de chercher un prospect idéal. 

Vous avez quelques informations ici et là, mais tout est un peu éparpillé. C’est là qu’Humanlinker entre en scène : grâce à son système intelligent, vous pouvez rapidement trouver, organiser et qualifier des prospects. 

Plutôt que de passer des heures à scruter des sources variées, Humanlinker centralise toutes les informations dans une seule base, prête à l’emploi.

Prenons un exemple :

Vous avez une liste de contacts dans votre CRM, mais vous ne savez pas vraiment comment prioriser ceux qui ont le plus de potentiel. Avec Humanlinker, vous pouvez non seulement segmenter vos prospects en fonction de critères spécifiques (secteur, taille de l’entreprise, fonctions etc..), mais aussi suivre leurs activités en ligne pour évaluer leur intérêt et leur réceptivité à vos offres. 

Cette approche vous permet de concentrer vos efforts sur les bons prospects et de gagner du temps.

Présentation de la fonctionnalité “base de données”

Humanlinker ne se contente pas de stocker des contacts, il les transforme en vraies opportunités. Voici les fonctions clés qui rendent la base de données de Humanlinker si efficace :

• Centralisation des données : toutes les informations sur vos prospects sont stockées en un seul endroit. Plus besoin de jongler entre plusieurs outils. Vous avez tout à portée de main pour interagir avec les bons contacts au bon moment.

• Segmentation intelligente : vous pouvez segmenter vos prospects par critères spécifiques, comme l’industrie, le chiffre d’affaires ou même la réceptivité à vos offres. Cela vous permet de cibler avec une précision chirurgicale vos prospects les plus prometteurs et d’envoyer des messages ultra personnalisés. 

• Suivi des interactions : grâce à des intégrations intelligentes, Humanlinker suit les interactions avec chaque prospect (emails ouvert, clics, etc..) pour vous fournir un aperçu complet de leur niveau d’engagement. Cela vous permet de savoir où en sont vos prospects et d'ajuster vos actions de prospection en conséquence.

• Messagerie centralisée : vos emails et vos messages LinkedIn se trouvent au même endroit sur l’application. Lorsque vous cherchez votre conversation avec un contact en particulier, vous trouverez tous les contenus envoyés. 

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Avec Humanlinker, la construction d’une base de données de prospection n’est plus un casse-tête : c’est un processus fluide, automatisé et optimisé pour vous faire gagner du temps et de l’efficacité. Vous n’avez plus à vous soucier de la gestion des données, car l’outil s’en charge pour vous. 

Grâce à ses fonctionnalités, vous avez la certitude de toujours travailler avec des informations fiables, actuelles et pertinentes.

Humanlinker transforme la gestion de vos prospects en un jeu d’enfant. Vous avez une base de données actualisée, segmentée et prête à l’emploi pour vous permettre d'obtenir les résultats de vos efforts. 

PS : ça coûte 0€ de tester. Cliquez ici 👇

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Comment une base de données de prospection vous aide à améliorer votre approche ?

Une bonne base de données de prospection vous guide vers les meilleures opportunités en évitant les détours. Elle devient un moteur de vos efforts commerciaux. 

Comment une base de données bien conçue peut-elle vraiment transformer votre approche ?

La standardisation permet de segmenter pour mieux personnaliser

Quand on a une liste de prospects brute, on se retrouve souvent à envoyer le même message à tout le monde. 

Résultat ? Peu d’intérêt et encore moins de réponses. Avec une base de données bien structurée, vous pouvez segmenter vos prospects en fonction de critères comme :

• Le secteur d’activité : une entreprise dans la tech n’a pas les mêmes besoins qu’un acteur du retail.
• Le poste occupé : un CEO n’aura pas la même sensibilité qu’un responsable achat.
• Le comportement récent : un prospect qui a ouvert vos emails ou clique sur vos liens mérite plus d’attention

Grâce à cette segmentation, il devient beaucoup plus simple de personnaliser vos messages. Plutôt que d’envoyer un ‘’Bonjour, je vends X’’ vous pouvez adresser directement les préoccupations spécifiques de vos cibles. Et ça, c’est ce qui fait passer votre prospection au niveau supérieur.

La base de données permet d’automatiser l’envoi des messages

Qui a envie de copier-coller le même email 50 fois par jour ? Une base de données intégrée à des outils d’automatisation permet d’envoyer des messages pertinents à la bonne personne, au bon moment, sans que vous leviez le petit doigt (ou presque). 

PS : vous savez quel outil utiliser pour cela 👉 Humanlinker

Imaginez que votre base de données ait détecté que certains prospects ont visité votre site récemment. Dans ce cas, vous pouvez configurer un message automatique pour ces prospects, adapté à leur comportement. En quelques clics, vos emails partent au bon moment. Vous, vous n’y aurez même pas pensé. 

L’automatisation ne rend pas la prospection impersonnelle. Au contraire, elle libère du temps pour se concentrer sur ce qui compte : les échanges de qualité avec les prospects les plus qualifiés.

La base de données permet cibler les meilleurs prospects

On a tous déjà fait l’erreur de prospecter ‘’large’’ en espérant que quelque chose colle. Mais avec une base bien conçue, vous savez exactement où concentrer vos efforts :

• Cibler les prospects chauds : ceux qui interagissent déjà avec vos contenus ou votre site;
• Evitez les prospects froids : votre base vous permet d’identifier rapidement les contacts inactifs ou les mauvaises cibles;
• Suivre l’évolution des prospects : un prospect pas encore prêt aujourd’hui pourrait devenir une priorité demain grâce à une mise à jour des données. Vous pourriez tester en lui envoyant des contenus et observer sa réaction. 

En gros, vous arrêtez de perdre du temps à courir après des pistes mortes. 

Vous travaillez uniquement sur les opportunités qui comptent vraiment.

Tout en ciblant les bonnes personnes, avec une base de données bien gérée, vous :

• Segmentez
• Personnalisez
• Automatisez 

Vous êtes plus stratégique, plus efficace et surtout vous évitez de tomber dans les pièges de la prospection au hasard.

Pour finir cet article, voici ce que vous devez retenir : 

Une base bien structurée vous permettra de cibler les bons prospects, d’automatiser vos efforts, de personnaliser vos approches.

Mais attention : elle doit rester vivante et ne pas devenir obsolète:

• Des postes changent
• Des entreprises ferment
• De nouveaux profils entrent dans votre champ de prospection

Avec un outil comme Humanlinker, ces défis deviennent beaucoup plus simples à relever. Vous bénéficiez d’un allié pour constituer, segmenter, et actualiser votre base en un clin d’œil, tout en optimisant vos efforts de personnalisation et d’automatisation.

Si avec tout ça vous n’êtes pas convaincu… 

À vous de jouer! 

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