Quand envoyer un mail de prospection ?

Imaginez…

Vous passez des heures à peaufiner un email de prospection. Chaque mot est soigneusement choisi, chaque phrase vise juste. 

Vous l’envoyez, plein d’espoir… et silence radio. 

Aucune réponse. 

Pourquoi ? Peut-être avez-vous tiré au mauvais moment ! 

Eh oui, si la prospection est reine, le timing est roi. Envoyer un email à 7h du matin, c’est comme frapper à la porte d’un bureau encore fermé. À l’inverse, un email envoyé tard le soir risque de se perdre dans une avalanche de newsletters. 

Alors, à quelle heure (et quel jour) faut-il dégainer son message pour obtenir des réponses ? 

Spoiler : il existe des moments bien précis pour capter l’attention de vos prospects et éviter d’être spammés par les lecteurs. 

Dans cet article, on décrypte tout pour que vos emails soient lus au bon moment, et avec le sourire !

‍

Les meilleurs moments pour envoyer un mail de prospection

‍

L'importance du timing dans l'envoi d'un mail de prospection

‍

Le timing est crucial en prospection. Un email envoyé au bon moment peut faire toute la différence entre une réponse et un silence total. 

Votre message peut passer inaperçu s’il arrive à un moment inadapté. Trop tôt, il est noyé dans les emails matinaux. Trop tard, il risque d’être ignoré. Trouver le bon moment, c’est optimiser la visibilité et l’impact de votre email.

Alors, quels moments privilégiés pour capter l’attention de vos prospects  et cliquer sur ‘’envoyer’’ ?

‍

Les jours de la semaine les plus efficaces pour envoyer un mail de prospection

‍

‍

Le lundi, 50% du monde se trouve en réunion : lire les emails n’est pas une priorité. 

Le vendredi, vos prospects n’ont pas l’énergie de lire des emails importants.

Voici ce que je vous conseille : 

• Mardi et jeudi : les rois de l’efficacité. Les destinataires sont plus réceptifs, ni débordés par les urgences du lundi, ni absorbés par le week-end qui approche;

‍

• Mercredi : C’est un moment où les prospects sont généralement concentrés et disponibles pour prendre des décisions.

‍

Évitez les lundis, souvent chargés avec les urgences de début de semaine, et le vendredi, ou l’attention diminue à l’approche du week-end. L’idée est de choisir un jour en milieu de semaine. 

Les heures de la journée les plus propices pour l'envoi d'un mail de prospection

‍

Le matin entre 8h30 et 11h, est une plage idéale : les prospects commencent leur journée, et leur boîte de réception plus accessible.

L’idée d’envoyer tôt le matin, à l’heure à laquelle votre prospect commence sa journée de travail, c’est d’être le premier email dans sa boîte de réception. 

L’après-midi, entre 14h et 16h, est aussi un moment propice, après la fatigue d’après-repas et avant la fatigue de fin de journée. 

Les envois en soirée ou très tôt le matin sont risqués, sauf si votre audience est particulièrement active à ces horaires. 

‍

L'impact du fuseau horaire sur le moment d'envoi du mail de prospection

‍

Pour des campagnes internationales, pensez à ajuster vos envois d’email de prospection selon le fuseau horaire de vos prospects. 

Un email envoyé à 9 heures du matin en Europe peut arriver en fin d’après-midi en Asie ou en plein nuit aux États-Unis. Dans ce cas, certains outils comme Hubspot permettent l’envoi lorsqu’il est 9 heures dans chaque destination. 

Choisir le bon moment, c’est optimiser vos chances de transformer un simple email en opportunité. Quelques ajustements suffisent pour faire une grande différence.

‍

Comment déterminer le meilleur moment pour envoyer un mail de prospection ?

‍

Trouver le moment idéal pour envoyer un mail de prospection, c’est un peu comme choisir l’heure parfaite pour inviter quelqu’un à prendre un café : Il faut bien connaître la personne et son emploi du temps. 

Comment être sûr d’envoyer son email au bon moment ?

L'importance de connaître votre audience cible

La clé pour choisir le bon timing, c’est de connaître vos prospects. Un chef d’entreprise a des horaires bien différents de ceux d’un responsable marketing ou d’un directeur commercial. Prenez le temps de comprendre les habitudes et les contraintes de vos cibles :

• Les dirigeants peuvent être plus réactifs tôt le matin ou en fin de journée.
• Les responsables marketing sont souvent disponibles pendant les heures classiques de bureau. 

Plus vous connaîtrez les comportements de votre audience, plus vous serez en mesure de cibler les moments où elle est la plus réceptive à vos emails de prospection.

‍

L'utilisation des outils d'analyse pour déterminer le meilleur moment d'envoi

Grâce à des outils d’analyses et aux plateformes d’emailing, vous pouvez suivre le comportement de vos prospects : quels jours et quelles heures génèrent les meilleurs taux d’ouvertures et de clics ? 

Ces données sont comme une boussole qui vous guide vers le moment optimal pour chaque segment de votre audience. 

Par exemple, Mailchimp, Hubspot ou Salesforce vous offrent des informations sur les heures d’ouverture des mails en fonction du profil du prospect

‍

La nécessité de tester différents moments d'envoi pour optimiser les résultats

Il n’y a pas de solution miracle pour savoir exactement quand envoyer votre email. La meilleure approche reste celle du test A/B. Testez différents moments d’envoi pour voir ce qui fonctionne le mieux auprès de votre public.

• Testez des envois à différentes heures de la journée.
• Essayez plusieurs jours de la semaine et comparez les résultats

L’important est de ne pas se reposer uniquement sur des hypothèses. L’expérience et les tests vous permettront d’affiner votre stratégie et de trouver ce qui marche vraiment. Aussi, il est possible que votre email s’ouvre le plus à 8 heures du matin mais ça change 6 mois après.

Si c’était facile, on serait déjà tous les rois du timing en prospection…😅

Le meilleur moment pour envoyer un mail de prospection n’est pas une science exacte. 

Mais avec un peu de recherche, des outils d’analyse et quelques tests, vous pourrez augmenter vos chances de capter l’attention de vos prospects au moment où ils sont le plus réceptifs.

‍

Les facteurs à prendre en compte pour envoyer un mail de prospection

Le timing est important mais il n’est pas le seul facteur important pour que votre email soit ouvert : 

‍

Le rôle du contenu du mail dans la détermination du moment d'envoi

Le contenu de votre email joue un rôle important dans la détermination du moment de l’envoi de ce dernier. Si vous envoyez une offre spéciale ou une promotion limitée, il vaut mieux cibler des moments où votre prospect est réceptif. 

Un message trop détaillé ou un sujet complexe demandera plus de temps de réflexion, donc un envoi tôt dans la journée, lorsque l’esprit est plus clair pourrait être plus efficace.

• Offres urgentes ou promotions : privilégiez le matin pour capter l’attention rapidement;
• Contenus plus informatifs ou éducatifs : envoyez-les en début d’après-midi, quand les prospects sont plus détendus et prêt à explorer un sujet 

‍

Quelle cible adressez-vous ?

Le lieu géographique de vos prospects a une influence évidente sur le timing. Les habitudes et les heures de travail varient d’un pays à l'autre, alors adaptez votre stratégie en conséquence. 

Par exemple, si vous ciblez des professionnels en Asie, leur journée commence bien plus tôt que celle des Européens ou des Américains. 

Quelques points à garder à l’esprit :

• Europe : les envois entre 9 heures et 11 heures fonctionnent généralement bien
• Asie : pensez à envoyer vos emails plus tôt, voir la veille, pour toucher vos prospects dès le matin

‍

‍

L'influence de l'industrie et du marché cible sur le timing d'envoi

‍

Le secteur d’activité de vos prospects joue aussi un rôle. Par exemple, dans le secteur de la tech, les professionnels sont souvent très connectés et très réactifs même en soirée. En revanche, dans les secteurs plus traditionnels, les heures de bureau classiques seront plus efficaces. 

• Secteurs créatifs et tech : un peu plus de flexibilité sur les horaires, y compris le soir
• Secteurs financiers et juridiques : respectez les horaires classiques travail pour ce pas être perçu comme intrusif

‍

Eh oui, chaque secteur, pays, audience a son importance…l’humain est compliqué non ?

‍

La prise en compte du comportement de l'audience cible

‍

Pour finir, observez le comportement de votre audience (vous pouvez le faire grâce à des outils afin de suivre les performances des emails). 

Si vos analyses montrent que vos emails sont plus ouverts en soirée, ajustez vos envois en conséquence. Le comportement de votre audience doit guider vos décisions pour optimiser le timing d’envoi.

Pour réussir votre prospection par email, ne vous fiez pas uniquement à l’heure mais prenez aussi en compte : 

• le contenu de votre message, 
• la position géographique de vos prospects, 
• leur industrie 
• leurs comportements

‍

S’appuyer sur les signaux d’achat pour envoyer son mail au bon moment

‍

Comment peut-on avoir une prospection efficace si on ne se base pas sur des signaux d’achats ? 

Sans ces signaux, vous cherchez l’aiguille dans une botte de foin, ou vous lancez une félchette dans le noir - comme vous voulez. 

En tout cas, bonne chance pour avoir un résultat pertinent. 😅

‍

Définition d’un signal d’achat

Un signal d’achat, c’est un comportement ou un événement qui indique qu’un prospect pourrait être prêt à passer à l’action. Cela peut être une recherche active d’informations, un intérêt marqué pour un produit ou même un simple clic sur votre site. 

C’est une lumière verte qui vous dit : ‘’C’est maintenant qu’il faut y aller !’’

‍

Exemples de signaux d’achats

Certains signaux d’achat sont évidents, d'autres plus subtils. Voici quelques exemples qui devraient vous mettre la puce à l’oreille :

• Consultation de votre page produit ou d’une étude de cas

‍

• Ouverture et clics répétés sur vos emails précèdent
  
  
• Téléchargement d’un livre blanc ou inscription à un webinar
  
  
• Publications ou commentaires sur les réseaux sociaux montrant un besoin précis

‍

Ces indices montrent que votre prospect est engagé dans une réflexion ou une recherche active. 

C’est le moment idéal pour envoyer votre email et capter son attention

‍

Pourquoi Humanlinker change la donne

‍

Avec Humanlinker, plus besoin de jouer au détective pour repérer ces signaux. Grâce à sa fonctionnalité dédiée, vous pouvez identifier facilement les prospects prêts à être contactés. 

L’outil vous alerte sur les moments opportuns, en s’appuyant sur une analyse des comportements et des interactions. 

‍

Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, rendez-vous ici ! 

‍

En exploitant les signaux d’achat, vous passez d’un envoi aléatoire à une prospection ultra-ciblée. Et ça, c’est ce qui fait toute la différence, pour vous et vos prospects. 

‍

Comment évaluer si votre date et heure d’envoi sont pertinents

C’est bien de choisir le bon moment pour envoyer un email, mais encore faut-il vérifier si ça fonctionne vraiment. Heureusement, il existe quelques indicateurs simples pour savoir si vos envois tombent au bon moment pour votre prospect. 

Vérifier son taux d’ouverture 

Votre taux d’ouverture c’est un peu comme la météo après un weekend à la plage : soit il confirme que tout s’est bien passé, soit il vous fait regretter vos choix. 

Un bon taux d’ouverture tourne autour de 24% en moyenne. Si vous êtes en dessous, pas de panique, mais il est peut-être temps de revoir vos horaires d’envoi :

• Au-delà de 25% : félicitations, vous avez trouvez un créneau qui plaît à vos prospects
• Entre 10 et 20 % : tout n’est pas perdu, mais quelques ajustements sont à envisager
• Moins de 10 % : votre timing (ou votre base contacts) a besoin d’un sérieux coup de pouce

‍

Vérifier sa délivrabilité

Si vos emails finissent directement dans les spams, c’est qu’un élément de votre stratégie est biaisé. Pour éviter ce scénario, vérifiez régulièrement vos taux de délivrabilité. Un bon score se situe autour de 95 % ou plus. En dessous, il faut creuser :

• Vos adresses emails sont-elles à jour ?
• Votre contenu contient-il trop de mots déclencheurs de spam (“gratuit”, “promotion”, “offre” par exemple) ?

‍

Les retours négatifs / feedbacks

Enfin, prêtez attention aux feedbacks négatifs. Si vos prospects vous demandent de moins les solliciter ou se désabonnent massivement, cela peut indiquer que vous n’avez pas choisi le bon moment… ou que vous êtes un peu trop insistant. 

Un taux de désabonnement au-dessus de 5% n’est pas bon. Il faudra dans ce cas revoir votre fréquence d’envoi ou votre contenu. 

‍

Les erreurs à éviter lors de l'envoi d'un mail de prospection

L'envoi de mails de prospection à des moments inappropriés

Envoyer un email à 23 heures un dimanche ? Autant dire que votre message risque de disparaître dans le néant. 

Vos prospects, tout comme vous, ont des horaires de vie. Les moments inappropriés sont synonymes de mails oubliés ou supprimés avant même d’être lus. Miser sur des horaires de bureau classiques (entre 10 heures et 15 heures, en semaine) reste une valeur sûre. Mais pourquoi ne pas tester différentes plages d’horaires ? vous pourriez être surpris.

Parfois, envoyer un email à un horaire surprenant peut avoir ce côté “curieux”. Encore une fois, n’hésitez pas à tester ☺️

‍

Le manque de personnalisation des mails de prospection

Recevoir un email qui commence par ‘’Cher client’’ ou pire, une coquille dans les prénoms ? C’est l’assurance d’un passage à la corbeille. 

Aujourd’hui, la personnalisation n’est plus une option, mais une obligation. Les prospects veulent se sentir compris et valorisés. Quelques astuces pour personnaliser efficacement :

• Mentionnez le nom de l’entreprise ou leur secteur d’activité
• Soulignez un problème spécifique auquel ils font face
• Proposez une solution claire et adaptée à leur situation

Ces détails montrent que vous avez fait vos devoirs et que vous ne vendez pas au hasard. 

‍

L'oubli de l'importance du suivi après l'envoi du mail de prospection

Vous avez 80% de chance d’avoir une réponse au bout de plusieurs emails de prospection, et pas du premier. 

Les prospects reçoivent des dizaines de messages par jour. Un petit rappel bienveillant peut faire toute la différence, à condition de rester subtil. 

Relancer : oui, harceler : non.

‍

Optimiser l'efficacité de vos mails de prospection avec le bon timing

‍

‍

Si vous envoyez un email de prospection au mauvais moment, personne ne le lira. Le timing est l’un des facteurs clés pour capter l’attention de vos prospects et obtenir une réponse.

‍

L'impact d'un bon timing sur le taux d'ouverture et de réponse des mails de prospection

Imaginez recevoir un email à 8 heures un lundi matin, alors que votre boîte déborde déjà de messages du weekend, Résultat : il passe inaperçu. Maintenant, imaginez ce même mail, mais envoyé un mardi à 10 heures, pile au moment où votre prospect commencera à traiter ses emails. Voilà une tout autre histoire.

Les études montrent que les emails envoyés en milieu de semaine, notamment le mardi et jeudi matin, ont des taux d’ouverture nettement plus élevé (jusqu’à 20% de mieux !). 

‍

L'importance de la régularité dans l'envoi des mails de prospection

En contenu, la régularité est clé ! Ça vaut aussi pour vos mails de prospection. 

Une cadence maîtrisée permet de maintenir votre nom dans l’esprit de vos prospects sans les submerger. 

La régularité se met en place via plusieurs systèmes :

• en définissant une fréquence réaliste (par exemple, un mail toutes les deux semaines)
• en variant vos contenus : proposition, rappel, partage d’informations utiles

‍

L'efficacité de l'envoi de mails de prospection à des moments stratégiques pour maximiser les résultats.

Tout est une question d’observation. Certains signaux peuvent vous indiquer quand agir :

• Des pics d’activité sur les réseaux sociaux : ils trahissent souvent des moments où vos prospects sont connectés;
• Les périodes clés dans votre secteur : par exemple, l’approche des fins de trimestre ou les événements professionnels

Prenez aussi le temps d’analyser vos données : à quels moments vos emails sont-ils le plus ouverts ? 

Avec un timing bien pensé, un envoi régulier et une stratégie calée sur des moments clés, vos amis de prospection auront toutes les chances de trouver leur cible. Et ça, c’est déjà une grande victoire, non ?

‍

Le timing, c’est l’un des ingrédients secrets de vos emails de prospection. Mais attention, il ne suffit pas d’envoyer n’importe quand : une analyse régulière de vos données et une bonne dose de régularité sont essentiels pour maintenir l’engagement. 

N'oubliez pas non plus de personnaliser vos emails et le suivi. Un timing bien maîtrisé, des contenus adaptés et une touche personnelle : voilà la recette pour des emails lu, et répondu.

Pour terminer, tester, ajuster et observer, c’est la clé. Parce qu’au fond, un mail bien envoyé au bon moment, c’est comme une opportunité qui frappe  à la porte. Il suffit de l’accueillir !

Pour vous aider à rédiger vos messages, les personnaliser et automatiser leur envoi, il y a Humanlinker ! Testez ici, c’est gratuit 👇

‍