Mail de relance prospection : Comment rédiger le meilleur mail de relance de prospection ?

Comment relancer sans lasser son prospect et transformer un silence en opportunité ?
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Relancer un prospect après un premier contact (que ce soit un appel ou un message), c'est un peu comme arroser une plante et observer qu’elle ne pousse pas plus que ça. 

Frustrant, non ? 

Pourtant, ce n'est pas forcément le signe d'un désintérêt. Dans le B2B, les boîtes de réception débordent, les priorités changent, et parfois, votre message se perd tout simplement dans la masse. C’est pourquoi une relance concise entre en jeu, non pas comme une assistance maladroite, mais comme une nouvelle chance de capter l'attention.
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Pas de relance ? Votre message sera aussi dur à trouver que Charlie !

Mais rédiger un bon mail de relance n'est pas toujours évident : quels mots utiliser ? Quel est le bon timing ? 

Dans cet article, découvrez comment maîtriser l'art de la relance en prospection et tirez parti des solutions intelligentes pour transformer les silences en opportunités ! C’est parti 👇

Quel est le meilleur moment pour relancer un mail de prospection ?

Relancer un mail de prospection au bon moment, c'est un peu comme chercher la bonne note dans une chanson. Si vous vous y prenez trop tôt ou trop tard, ça risque de ne pas ‘’prendre’’. 

Alors, comment savoir quand est-ce que c'est le bon moment et relancer le processus de vente? 

Voici quelques facteurs à prendre en compte pour réussir votre relance :

• La cible : tout d'abord, chaque prospect a ses habitudes. Certains préfèrent répondre tôt le matin, d'autres en fin de journée. Certains sont plus réactifs en début de semaine, d'autres en milieu de semaine. C’est donc important de connaître vos prospects et leur moment d'ouverture des mails. Plus vous avez d’infos, mieux vous saurez quand appuyer sur ‘’envoyer’’.

• L'industrie : le secteur dans lequel évolue votre prospect peut aussi influencer son emploi du temps. Par exemple, un responsable marketing dans la tech pourrait être plus disponible le matin, tandis qu'un responsable RH dans un secteur plus traditionnel pourrait préférer un contact vers la fin de la semaine. Comprendre le rythme de l'industrie peut vraiment vous donner un avantage.

• Le pays et le fuseau horaire : c'est basique mais essentiel : si votre prospect est à New York, il n'est probablement pas en train de lire ces mails à 2 heures du matin (sauf si c'est un couche-tard). Vérifiez bien où se trouve votre prospect et ajustez l'heure d'envoi en conséquence.

• L’historique des ouvertures : si vous avez déjà envoyé un mail et qu'il a été ouvert à une certaine heure, il y a de fortes chances que votre prospect soit réactif à ces horaires. Suivre ces informations peut être très utile pour cibler vos relances. Des outils comme Humanlinker vous permettent de savoir à quel moment vos mails ont été ouverts, ce qui aide à mieux programmer la relance. 

Quelques astuces pour affiner votre relance :

• Tester différents moments : ne vous contentez pas d'une seule heure ou d'un seul jour. N’hésitez pas à A/B tester différents créneaux pour voir ce qui fonctionne le mieux avec votre public.
   
• Évidemment, attention aux vacances et jours fériés : si vous savez que votre prospect sera en congé, attendez quelques jours pour relancer. La relance après les vacances peut être un excellent moyen de se faire remarquer.

Avec un peu de stratégie et d’observation, vous trouverez vite le bon moment pour relancer et ainsi augmenter vos chances de capter l'attention de vos prospects.

Je vous donne quelques chiffres qui vont sûrement vous intéresser : 

• 48% des commerciaux ne relancent pas leurs clients ou prospects et seulement; 
• 12% relancent plus de 2 fois;

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sachant qu’une autre étude a montré que les prospects répondent en moyenne au bout de 4 ou 5 relances. Allez-y, relancez ! 

Comment structurer un mail de relance de prospection ?

Un mail de relance de prospection bien structuré peut faire toute la différence. Mais qu'est-ce qui fait qu’un mail capte l'attention et pousse à l'action ? 

L'équilibre entre la bonne structure, la formulation et le bon contenu. 

Voici quelques éléments clés à garder en tête pour réussir votre relance :

• L’importance d'un objet accrocheur

L’objet est la première chose que votre prospect verra. Il doit donner envie d'ouvrir le mail, sans être trop agressif. Une phrase courte, claire, mais intrigante est idéale.  L’objet doit aussi refléter l'importance de votre message tout en restant naturel.  Un objet personnalisé qui s'adapte à l'intérêt du prospect, peut grandement améliorer les chances d'ouverture.

• L’art de la personnalisation

Un mail générique passe souvent inaperçu et la personnalisation va au-delà de simplement insérer le nom. Elle consiste à intégrer des détails spécifiques qui montrent que vous avez pris le temps de comprendre les besoins du prospect. Cela peut être lié à un précédent échange ou à un intérêt particulier

• L’impact d’un contenu clair et concis

Trop d'informations tue l'information. Votre message doit être simple et direct. Le paragraphe ne doit pas être trop long et aller droit au but ,en exposant clairement la valeur que vous apportez au prospect. Moins il y a de distractions, plus votre prospect pourra se concentrer sur l'essentiel

• Un appel à l'action pertinent

Après avoir capté l'attention, il est crucial de guider le prospect vers l'action que vous souhaitez qu'il entreprenne. Un appel à l'action (CTA) claire et directe est indispensable. Que ce soit pour organiser un appel, planifier une démo, ou même répondre à une question, soyez précis sur ce que vous attendez.

• Une introduction qui donne envie

L’introduction doit être courte mais percutante. Elle doit capter l'attention immédiatement et expliquer pourquoi vous (re)contactez votre prospect. Les formules trop génériques ne sont pas recommandées. Chaque introduction doit être personnalisée pour que votre mail paraisse moins comme une simple relance et plus comme un message de valeur.

• Le corps mail pour maximiser l'impact :

Un message adapté aux besoins du prospect : le corps du mail doit clairement démontrer comment vous pouvez résoudre un problème ou répondre à un besoin spécifique du prospect.

Une structure simple et fluide : cela aidera à la lecture et permettra aux prospects de saisir rapidement les points importants (des paragraphes courts, des tirets, de l’espace…vous verrez, ça vous aidera énormément) 

Les meilleures pratiques pour un mail de relance prospection réussi

Envoyer un mail de relance n'est pas aussi simple qu'il n'y paraît. Derrière chaque relance efficace, il y a une bonne stratégie de timing, un suivi, et un équilibre entre persévérance et flexibilité. Voici quelques conseils pour vous aider à structurer vos relances et augmenter vos chances de succès :

Le timing idéal pour envoyer un mail de relance

Le moment de l'envoi est crucial. Trop tôt, et cela peut paraître précipité ; trop tard, et vous risquez de manquer le bon créneau. En général, une première relance après 3 à 5 jours fonctionne bien. 

Ensuite, il est important de maintenir un équilibre : ni trop rapproché ni trop espacé. Gardez à l'esprit que le fuseau du prospect peut également faire une grande différence. Si vous êtes en Europe et que votre prospect est aux États-Unis, l'heure d'envoi sera un facteur à considérer.

Gérer le suivi sans être intrusif

Trop de relances peuvent vite agacer un prospect. Il s'agit donc de faire preuve de tact. Après votre premier mail, chaque relance doit offrir un nouveau contenu, une information supplémentaire ou une valeur différente pour maintenir l'intérêt. Le but est d'être persévérant, mais aussi respectueux de l'espace et du temps du prospect.

Persévérer et s’adapter

La persévérance est sans doute l'une des qualités les plus importantes en prospection. Mais l'adaptabilité joue également un rôle clé. 

Si plusieurs relances sont restées sans réponse, il est peut-être nécessaire de revoir votre approche : changer l'objet du mail, reformuler l'introduction ou adapter le message à l'actualité de votre secteur. 

Cette capacité à ajuster votre stratégie montre que vous êtes réactif et capable de vous adapter aux besoins du prospect.

Technique pour obtenir une réponse

Pourquoi le prospect devrait vous répondre ? 

Un appel à l'action direct, comme proposer un créneau pour un appel ou organiser une rencontre virtuelle, peut grandement faciliter l'engagement. Personnaliser le contenu de chaque relance en fonction de vos échanges passés permet aussi de montrer que vous vous intéressez réellement aux besoins spécifiques du prospect. Enfin, ce serait bon d’intégrer une question ouverte dans le mail pour créer une dynamique qui encourage la réponse.

Exemples de mails de relance de prospection

Il n'y pas de mail de relance parfait, mais, une relance bien structurée peut réactiver l'intérêt d'un prospect tout en renforçant votre crédibilité. Voici plusieurs exemples concrets, accompagnés d'une analyse pour mieux comprendre ce qui fonctionne et pourquoi.

Relance après un devis ou une offre envoyée :

« Bonjour [prénom],
 

Pour donner suite à l'envoi de notre offre, je souhaitais savoir si vous avez eu l'occasion de la consulter. Si des questions ou des points nécessitent des éclaircissements, je reste disponible pour en discuter.

Vous pouvez retrouver notre offre ici : [lien] »

Ce type de relance rappelle l'existence de l'offre tout en proposant un échange constructif. L'ajout d'un lien facilite l'accès immédiat et augmente les chances d'une réponse rapide.

Relance avec une ressource ciblée :

« Bonjour [prénom],

Lors de nos derniers échanges, vous avez mentionné [un défi ou un besoin spécifique]. Je pense que ce guide/rapport sur [sujet] pourrait vous intéresser et répondre à certaines de vos questions.

Voici le lien pour y accéder : [lien]

Je serai ravi d'échanger si cela peut vous être utile »

Offrir une ressource utile montre que vous êtes à l'écoute des besoins du prospect. Cela renforce votre valeur ajoutée tout en invitant à un dialogue.

Relance amicale et légère :

« Bonjour [prénom],

Je voulais m'assurer que mon dernier message vous est bien parvenu. Si ce n'est pas le bon moment pour vous, aucun souci, je reste à votre disposition pour échanger quand cela conviendra. »

Une approche non intrusive qui maintient la relation sans créer de pression. Le ton détendu permet au prospect de répondre sans se sentir contraint.

Relance avec proposition de rendez-vous 

« Bonjour [prénom],

Je pense qu'un échange rapide pourrait être intéressant pour discuter d'un sujet spécifique. Je suis disponible cette semaine, jeudi à 10 heures, ou la semaine prochaine selon vos disponibilités.

Tenez-moi au courant si ça vous convient ou si vous préférez un autre moment. »

Proposer des créneaux spécifiques simplifie la prise de décision du prospect. Cela montre également que vous respectez leur temps.

Comment adapter ces exemples à votre contexte

Chaque prospect est unique, et une relance efficace doit refléter cette singularité.

• Si un prospect montre de l'intérêt mais hésite à passer à l'étape suivante, un mail qui clarifie les avantages ou résout une objection peut être utile.

• Pour un prospect qui n'a pas répondu, un contenu pertinent comme une étude de cas ou un article peut raviver la curiosité.

• Un suivi après un événement comme un webinar ou une rencontre en salon, peut inclure un rappel personnalisé en lien avec les sujets abordés.

Comprendre le contexte, ajuster le ton et adapter le contenu restent les piliers d'une relance réussie. Avec un peu de créativité et une écoute attentive, vos relances peuvent devenir de véritables leviers d'engagement.

Comment relancer un prospect sans être intrusif ?
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Relancer un prospect peut ressembler à un exercice d'équilibre : il faut être présent, sans pour autant paraître insistant. Un bon message de relance peut transformer une absence de réponse en une opportunité, mais encore faut-il savoir s'y prendre. La clé réside dans une approche réfléchie, subtile et adaptée à votre interlocuteur, quel que soit le canal de communication.

Créer de la valeur ajoutée

Si votre email offre un bénéfice, vous serez lu. Mieux vaut éviter les messages qui se limitent à rappeler votre dernier envoi. Les prospects répondent davantage quand ils perçoivent un réel intérêt. Par exemple : 

• Une étude de cas pertinente peut illustrer comment vous avez aidé une entreprise similaire.
• Une idée ou un conseil basé sur le secteur peut démontrer votre expertise.
• Une ressource gratuite, comme un guide ou une vidéo, peut enrichir les réflexions

Identifier le bon timing

Les relances doivent respecter le rythme du prospect. Un email envoyé trop tôt ou trop souvent peut donner l'impression de pression. Relancer après au minimum 3 jours, en moyenne une semaine, puis espacer les messages selon les retours reste une approche judicieuse.

Les périodes spécifiques de l'année, comme la fin d’un trimestre ou le début de l'exercice budgétaire, peuvent offrir des fenêtres idéales. Ces moments sont souvent synonymes de décisions importantes, ce qui peut aligner vos intérêts avec leurs besoins

Diversifier les approches pour se démarquer

Les relances ne doivent pas toujours passer pour le même canal.

• Un message LinkedIn peut personnaliser davantage votre échange.
• Une invitation à un événement ou à un webinar peut créer une nouvelle dynamique.
• Un rappel bien préparé et respectueux du temps du prospect peut parfois briser la glace.

S’adapter au contexte et respecter les indications

Une attention particulière aux signaux envoyés pour les prospects permet d'ajuster votre stratégie. Lorsqu’un délai ou une préférence est exprimé, je vous conseille de suivre ces indications. Ce type d'écoute renforce la confiance et peut faire évoluer la relation positivement.

Faire preuve de constance et de flexibilité

Une relance efficace n'est jamais identique d'un prospect à l'autre chaque. Chaque message doit être unique en s'appuyant sur leurs problématiques spécifiques et les interactions précédentes. L'idée n'est pas de forcer une réponse, mais de continuer à être pertinent, même dans un environnement concurrentiel.

En réfléchissant stratégiquement à votre relance, vous donnerez de la valeur à chaque interaction. Au lieu d'être perçue comme une contrainte, elle devient un outil pour construire un dialogue durable.

Comment personnaliser un mail de relance grâce à l'intelligence artificielle ?

L'intelligence artificielle (IA) a complètement redéfini la prospection. Elle permet de transformer un simple mail de relance en un message ultra ciblé, pertinent et captivant, sans y consacrer un temps démesuré. Avec l'IA, chaque interaction devient une opportunité de se démarquer.

Humanlinker, votre allié de la prospection ! 

Notre outil Humanlinker se distingue par plusieurs éléments de prospection essentiels : 

• l’outil analyse vos prospects grâce à la méthode DISC (plus besoin de le faire vous-même)
• il permet de créer vos séquences de messages sur la plateforme en personnalisant au maximum et en segmentant vos contacts
• grâce à l’IA, il aide à rédiger les contenus personnalisés en fonction de chaque contacts (cold emailing, relances, LinkedIn, etc)
• il vous donne toute la data pour adapter votre stratégie

Voici quelques exemples d’emails personnalisés :
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Pour tester Humanlinker gratuitement, c’est par ici 👇

Repérez les signaux d'achat

Certains événements ou changements déclenchent un besoin chez vos prospects. Voici quelques signaux qui méritent votre attention :

• Un changement de poste ou une prise de responsabilité stratégique.
• Une levée de fonds ou une acquisition qui reconfigure les priorités.
• Une vague de recrutement indiquant une phase de croissance.
• Une réorientation stratégique communiquée dans des annonces publiques.

Ces informations, intégrées à vos relances, apportent une touche d'hyper-personnalisation. Les prospects se sentent écoutés et compris, ce qui ouvre davantage de portes.

Passer à l'action avec pertinence

Les outils d’IA ne s'arrêtent pas à la collecte de données. Ils aident aussi à déterminer le timing optimal pour relancer, comme après une interaction sur un mail précédent ou suite à une ouverture répétée. L’objectif est d'être au bon moment, sans forcer la conversation. 

Avec des solutions comme Humanlinker, chaque relance devient une démarche réfléchie, engageante, et impactante. Une approche aux technologies et personnalisations s'allient pour créer de véritables connexions.

Après combien de relances s'arrêter ?
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Savoir quand s’arrêter dans une démarche de relance c'est un équilibre délicat. Entre persévérance et respect, l'équilibre est essentiel pour garder la porte ouverte sans devenir envahissants. Si vous insistez, vous risquez de nuire à votre image. Et en même temps, abandonner trop tôt peut vous faire manquer une opportunité précieuse.

Un nombre idéal de relance n'existe pas

Il n'y a pas de réponse universelle : tout dépend de votre prospect, de son contexte, et de votre approche. Cependant, l'objectif reste le même : Maintenir l'intérêt sans franchir la ligne rouge de l'intrusion.

Quelques repères utiles :

• Entre trois et cinq relances, étalé sur plusieurs semaines, semble raisonnable dans la plupart des cas.
• Si le prospect ouvre vos mails ou interagit d'une manière ou d'une autre, cela justifie de poursuivre.
• Un silence total après cinq relances espacées pourrait indiquer qu'il est temps de passer à un autre contact

Espacé pour mieux respecter

Le timing joue un rôle clé. Une relance excessive peut rapidement être perçue comme une agression. Laissez une semaine ou deux entre chaque tentative permet de ne pas étouffer votre destinataire, tout en restant présent.

Un modèle d'espacement :

• Premier appel, 3 à 7 jours  après le premier message.
• Deuxième relance, une semaine plus tard.
• Troisième tentative, 15 jours après la précédente.

Avec cette approche, vous vous montrez persévérant sans être oppressant.

Le respect avant tout

Un prospect qui demande explicitement à ne pas être contacté doit être écouté. Continuer après un refus ferme pourrait non seulement nuire à votre réputation mais aussi à celle de votre entreprise.

Le moment de faire une pause

Tous les prospects ne sont pas prêts au même moment. Si vos relances ne mènent nulle part, rien ne vous empêche de les reprendre plus tard. Garder une trace de vos échanges pour ajuster votre approche si l'occasion se présente. 

Une dernière tentative bien pensée

Avant de laisser votre prospect tranquille, terminez par une relance par mail cordiale et non pressante :

“Hello [prénom], je vois que tu ne souhaites pas ce service pour le moment. Si ça te convient, je te recontacte d’ici quelques mois pour savoir où ça en est!” 

Cette approche laisse une impression positive, même si la conversation ne s'arrête pas. Être persévérant, oui, mais sans jamais sacrifier le respect et l'élégance.

Comment réengager un prospect qui a explicitement décliné votre prospection ?

Recevoir un refus explicite peut sembler être la fin de l'histoire mais ce n'est pas souvent qu'une pause temporaire. Une opportunité peut renaître avec le bon timing et la bonne approche. L’essentiel est de ne jamais forcer la main, mais d'être stratégiquement patient.

Un ‘’non’’ n'est pas forcément définitif

Un refus peut découler d'un mauvais timing, d'un manque de budget, ou simplement d'autres priorités. Mais ces circonstances évoluent, et savoir attendre le moment propice peut faire toute la différence.

Dans ce cas là, l’email de fin juste au-dessus est idéal pour ne pas fermer la conversation et relancer quelques semaines ou mois plus tard. 

Quand et comment réengager

• Les signaux d’achat à observer

Certaines actions, comme une levée de fonds, un changement de poste, ou une annonce de recrutement, ou encore le prospect qui retourne sur votre site ou page d’achat plusieurs fois, peuvent indiquer que la situation du prospect a changé. Ces événements sont autant d'occasions de renouer contact.

• Le temps comme allié

Ne vous précipitez pas trop après un refus : cela peut nuire à votre crédibilité. Attendre plusieurs mois montre que vous respectez les décisions de votre interlocuteur tout en restant disponible.

 Comment structurer une relance après un refus

• Une approche humble et bienveillante

Revenir avec une attitude ouverte, en rappelant que vous comprenez leur précédent refus, peut désamorcer toute tension. 

Par exemple :

‘’lors de notre dernier échange, ce n'était pas le bon moment pour vous. Je me demandais si les choses avaient évolué de votre côté. ‘’

• Proposition de valeur ajoutée

Revenir avec une nouvelle solution, une offre spéciale ou une information pertinente peut faire pencher la balance

Exemple : ‘’je voulais partager avec vous une étude récente qui pourrait vous intéresser dans votre secteur.’’

• Faire référence à un contexte personnel et spécifique

Mentionner un événement marquant dans leur entreprises ou le secteur pour contextualiser votre relance. Cela montre que vous suivez les actualités et que vous êtes attentif.

Il n’est pas rare qu’un prospect revoit sa décision. En attendant le bon moment et en adaptant votre message, même un ‘’non’’ peut ouvrir de nouvelles portes.

 L'impact du mail de relance de prospection sur la performance commerciale

Un mail de relance bien conçu peut avoir un impact considérable sur la performance commerciale. Non seulement il augmente le taux de réponse mais il joue aussi un rôle crucial dans la conversion des prospects en clients, ainsi que dans la fidélisation à long terme. 

Comment cela fonctionne ?

L'augmentation du taux de réponse grâce à un mail de relance bien conçu

Un mail bien pensé attire l'attention et génère une réaction. Lorsque le message est personnalisé et pertinent pour le prospect, vous augmentez les chances de recevoir une réponse. Un contenu direct, clair, et sur-mesure capte l'intérêt. Par exemple : 

• Une mention d'une offre spéciale qui suscite l'intérêt immédiat.
• Un rappel subtil de l'échange précédent montrant que l'on reste attentif aux besoins
• Une adaptation du ton selon la situation et le profil du prospect.

Les prospects apprécient un message qui s'adresse directement à leur besoin et préoccupations, rendant ainsi l'engagement plus facile et naturel.

L'amélioration de la conversion de prospects en clients

Les relances ne servent pas seulement à susciter une réponse, elles sont aussi un excellent moyen de convertir un prospect en client. Lorsque le message présente clairement comment votre produit ou service peut résoudre des problèmes spécifiques, il devient irrésistible.

• Des exemples concrets de solutions réussies, faciles à comprendre.
• L’accent mis sur les bénéfices tangibles plutôt que sur les caractéristiques du produit.
• La présentation est davantage exclusive, renforçant l'envie d'acheter.

En mettant l'accent sur ce que le prospect peut réellement gagner, le mail devient un outil puissant de transformation.

PS : 80% des ventes de sont entre la 4ème et la 11ème relance ;) 

Le rôle du mail de relance dans la fidélisation des clients

Une relance peut aussi être utilisée pour renforcer la relation avec un client existant. Ce n'est pas seulement un outil pour pousser à la vente, mais aussi pour rappeler la valeur ajoutée de la collaboration à long terme. Dans ce cas, pour pouvez envoyer :

• Des rappels d'offres ou services qui pourraient compléter leur expérience actuelle.
• Des nouvelles opportunités adaptées à l'évolution de leur entreprise.
• Le partage de succès commun, consolidant la relation de confiance. 

Un prospect satisfait est plus susceptible de revenir, et un client fidèle peut devenir un ambassadeur de votre marque.

Pour conclure cet article, je dirais que le mail de relance, c’est tout un art, et c’est surtout essentiel pour booster vos performances commerciales. Bien plus qu'un simple rappel, une relance bien formulée peut transformer une réponse incertaine en opportunité concrète.  

En apportant une valeur ajoutée à chaque échange et en prenant le temps de personnaliser vos messages, vous montrez que vous vous souciez réellement des besoins du prospect. Cela ne se limite pas à pousser pour une vente, mais à construire une relation de confiance, gage de succès à long terme.

Il est aussi crucial de bien utiliser le moment pour relancer. Trop tôt, vous risquez de paraître insistant ; trop tard, et vous perdez l'opportunité. 

Enfin, il ne faut jamais sous-estimer le pouvoir d'une relance qui ne se contente pas de répéter la première proposition, mais qui s'enrichit d'une nouvelle offre ou d'une information pertinente.

La relance n'est pas une fin en soi, mais un vrai jeu de stratégie. Et souvenez-vous : c'est dans l'art de réengagement qu’on trouve souvent les meilleures opportunités. 

Pour vous aider, n’hésitez pas à tester Humanlinker. Ça coûte 0€!

À vous de jouer  !